POS زمانی کاربرد دارد که مشتری در ازای کالا یا پس از ارائه یک سرویس باید مبلغی را به تاجر پرداخت کند . بدین صورت که تاجر صورتحساب ر ا برای مشتری حاضر می کند (حتی می تواند آن را چاپ کند) و یا اینکه بدهی مشتری محاسبه شده و راه های مختلفی برای پرداخت در مقابل مشتری پیشنهاد می شود. پس از دریافت پرداخت ، تاجر نیز به طور معمول یک رسید برای معامله صورت گرفته صادر می کند. از POS اغلب به عنوان Point Of Service نیز یاد می کنند چون فق ط به فروش اشاره ندارد بلکه سفارش مشتری و بدهکاری و بستانکاری مشتری را نیز محاسبه کرده و نمایش می دهد . علاوه بر اینها نرم افزار POS امروزه قابلیت های دیگری را نیز فراهم می کند از جمله مدیریت موجودی، CRM ، حسابداری و انبارداری و ....
ترمینال POS یک جایگزین مناسب به جای حساب نقدی تراکنش های مالی است که بسیار پیچیده تر نیز هست و در ازای آن امکانات خیلی بیشتری در اختیار ما قرار می دهد. POS قابلیت ثبت و پیگیری سفارشات مشتریان را دارد و می تواند اطلاعات کارت های اعتباری و کارت های بدهی را پردازش کند و نیز به دیگر سیستم های شبکه متصل شده و مدیریت مالی را بر عهده گیرد. به طور کلی POS هسته اصلی کامپیوتر های شخصی را دارد که با برنامه های نرم افزاری خاص و I/O متناسب با نوع خدمت تهیه شده است. مثلا برای رستوران ها یک منو درست شبیه به آنچه در دیتا بیس ذخیره شده را نشان داده و بر اساس آن صورتحساب مشتری را تهیه می کند . در اکثر صنایع این دستگاه POS کاربرد دارد مانند رستوران ها ، مسکن ، مکان های تفریحی و موزه ها.